SESIÓN N°14
ESTADO Y PRONÓSTICO DE RESERVAS
El control eficiente y eficaz de
la ocupación del inventario de cuartos del hotel constituye la parte medular
del trabajo del Departamento de Reservaciones. Para llevar a cabo este control
es necesario contar con un sistema, ya sea manual o computarizado que permita
conocer los cuartos que quedan disponibles, así como el porcentaje de
ocupación, en cualquier fecha.
Existe una gran cantidad de
programas de cómputo (softwares hoteleros) en el mercado que permiten controlar
la disponibilidad de habitaciones de un hotel.
En la mayoría de propiedades de alojamiento, el pronóstico se
desarrolla conjuntamente por el director de la oficina de recepción y el
gerente de reservas, posiblemente en conjunto con un comité de pronóstico.
Muchas de las propiedades desarrollan sus pronósticos desde una base anual.
La oficina de recepción puede preparar varios pronósticos
diferentes que dependen de sus necesidades. Normalmente se desarrollan
predicciones de ocupación en una base mensual y son examinados por las
divisiones de alimentos y bebidas y de habitaciones quienes pronostican los
ingresos, gastos proyectados y programación de horarios del personal.
El pronóstico puede usarse por ejemplo para poner al día la
nómina programada y para realizar proyecciones de gastos; después puede ser
complementada por un pronóstico para los próximos tres días mucho más actual.
Ambos pronósticos ayudan a las secciones del hotel a mantener el nivel
apropiado de personal para el volumen de negocios esperados y el manejo de
costos.
Departamento de reservaciones.
Desempeña un papel
muy importante dentro del trabajo de Recepción, mediante sistemas y
software facilita la rápida evaluación de las disponibilidades. Es por ello que depende en
gran medida el éxito del trabajo de la Recepción en particular y del hotel en
general, en caso suceda un fallo en el correcto desempeño de esta actividad
acarrearía serios problemas que conducirían a crear molestias a los clientes
con las seguras consecuencias negativas para la instalación.
Funciones del Departamento de Reservas.
- Recepciona todas
las solicitudes de reservaciones hechas al hotel.
- Analiza
detalladamente la ocupación del hotel por períodos de tiempo para conocer
los cupos y así poder vender eficientemente las capacidades del hotel.
- Confirma todas las
solicitudes que sean posibles, y hace saber al solicitante de esta
confirmación.
- Confirma la no-aceptación de la reservación en caso de falta de disponibilidad, etc.
Al recibir una llamada, el departamento de reservas debe preguntar:
Ø Antes de ofrecerle servicios, debe chequear en el planning.
Ø Disponibilidad del hotel.
Ø Control
Ø Ocupación de habitaciones para poder confirmarle y asegurarle
la reserva.
Ø Preguntar por el tipo de
habitación
Ø Fecha de entrada y salida
Ø Número de habitaciones
Ø Número de pax
Ø Los días que desea
pernoctar
Ø Los datos personales del
huésped, etc.
Estado de situación de las habitaciones
Las habitaciones de un hotel pueden
encontrarse en los siguientes cinco estados de situación, que son básicos para
poder desarrollar eficientemente el trabajo de Recepción. Tales estados deben
estar siempre actualizados mediante una perfecta coordinación entre Ama de
Llaves y el Front Desk.
• Ocupada. La habitación está ocupada por huéspedes.
• Bloqueada. La habitación no puede ser asignada a
un huésped, por lo general las habitaciones se bloquean por trabajos de
mantenimiento.
• Salida. La habitación ha sido desocupada, pero
la limpieza aún no se ha efectuado.
• Disponible. La habitación está lista
para ser ocupada por otro huésped.
• Reservada. Si en el día en curso se ha asignado
la habitación antes de la llegada del huésped, entonces figurara como
reservada.
Pronóstico de
Ocupación
Con base a las reservaciones registradas, los hoteles
realizan un pronóstico de ocupación general para determinar cuál es la demanda
de habitaciones de su hotel en cierto período, de esta manera se tiene una base
para poder vender o no habitaciones. Este reporte contiene en forma concentrada
por grupos de categorías (mismas que son definidas en la configuración) las
entradas, las salidas y los huéspedes en casa; así como el porcentaje de
ocupación, las habitaciones fuera de servicio y la disponibilidad global de
estas habitaciones.
El reporte muestra información de acuerdo a la búsqueda
realizada:
ü Nombre del huésped
ü Tipo de Huésped
ü Número de habitación
ü Tipo de habitación
ü Número de personas en la habitación
ü Fecha de llegada
ü Fecha de salida.
ü Usuario que autorizó el descuento
ü Código de reservación
ü Número de folio
ü Número de extensión
ü Compañía
ü Moneda
ü Tarifa diaria
ü Método de pago
ü Contacto.
ü Observaciones
Pronóstico para los próximos 10 días.
En la mayoría de propiedades de alojamiento, el
pronóstico de diez días se desarrolla conjuntamente por el director de la
oficina de recepción y el gerente de reservas, posiblemente en conjunto con un
comité de pronóstico. Muchas de las propiedades desarrollan sus pronósticos de
diez días desde una base anual. Un pronóstico de diez días por lo general se
compone de:
ü El formato de un pronóstico de ocupación configura
incluso las llegadas y salidas de habitaciones, habitaciones vendidas
y el número de huéspedes.
ü El número de compromisos de grupos, con una inscripción del
nombre de cada grupo, las fechas de llegada y
salida, el número de habitaciones reservadas, número de huéspedes y
quizás cotizaciones de las tarifas de habitaciones.
Evaluando Operaciones de La Oficina de Recepción:
Evaluar los resultados de las operaciones de la
recepción es una función importante de gerencia. Sin evaluar completamente los
resultados de las operaciones, los gerentes no sabrán si la recepción va a
cumplir con las metas propuestas. Los Jefes de recepción exitosos, evalúan los
resultados de las actividades del departamento bajo bases diariamente, mensualmente,
semestralmente y anualmente. La siguiente sección examina importantes
herramientas que los directores de recepción pueden usar para evaluar el éxito
de las operaciones.
Estas herramientas incluyen:
q Informe diario de
operaciones
q Promedios de
ocupación
q Análisis de ingreso de habitaciones
q Estado de ingresos del hotel
q Estado y programación de ingresos de la división de
habitaciones
q Informes del presupuesto de la división de habitaciones
q Indicadores o promedios de operación
q Indicadores
estándar.
Un Pronóstico
se Compone de:
Ø El formato de un pronóstico de
ocupación configura incluso las llegadas y salidas de habitaciones,
habitaciones vendidas y el número de huéspedes.
Ø El número de compromisos de grupos, con una inscripción del
nombre de cada grupo, las fechas de llegada y salida, el número de
habitaciones reservadas, número de huéspedes y quizás cotizaciones de las
tarifas de habitaciones.
Ø Una comparación de pronóstico del periodo
anterior, conteos reales de habitaciones y porcentajes de ocupación.
Definición De Tarifas Nacionales E Internacionales
Tarifa: Es una tabla o lista de los precios de
nuestra gama de servicios.
Precio: Es el valor económico en que se define
para vender al público un bien o servicio. Existen diferentes tipos de tarifas
y cada una de ellas será aplicable en distintas temporadas a clientes de
similares características.
Las tarifas más
usuales utilizadas en un hotel:
Tarifa Rack: Es la que se encuentra expuesta al
público y la máxima que puede cobrar el hotel a sus clientes. Se suelen
establecer precios para temporadas altas, medias y bajas. Representa el
conjunto de precios que cobramos a aquellos clientes particulares que visitan
por primera vez nuestro establecimiento bien con reserva o presentándose
directamente en nuestro mostrador de recepción.
Tarifa De Agencia De Viajes. Son las tarifas que se
ofertan a agencias de viajes para estancias de grupos. Los precios ofertados
son mejores por volumen de negocio que la agencia proporciona al hotel y pueden
venir expresados en importes netos (la agencia deberá añadir su comisión) o
importes brutos (el precio incluye la comisión de la agencia).
Tarifa Corporativa. Es la tarifa que aplicamos
a los trabajadores de empresas con las cuales el hotel tiene un acuerdo pre
establecido. Puede ser utilizada para establecer el precio para empleados y/o
socios del hotel y sus familiares.
Tarifa Oferta De Fin De Semana. Esta tarifa nace con el
objetivo de incentivar las estancias en los hoteles de costa y ciudad en
temporada baja. Suelen incluir paquetes de estancia las noches de viernes y
sábado, incluyendo el hospedaje y desayuno por un precio global.
Otra clasificación de tarifas:
q
Tarifa Oficial. Rack o Mostrador, tarifa
máxima que cobra el hotel.
q
Tarifa neta o de piso. Tarifa para intermediarios.
q
Tarifa Confirmada. Es lo que se informó al cliente al momento de la reserva.
Si al llegar el huésped no hay habitaciones se le dará otra mejor categoría por
el mismo precio.
q
Tarifa Comercial. Tiene un descuento sobre la tarifa del mostrador, es lo que
se le da al cliente asiduo o al viajero por razones laborales (visitantes
médicos).
q
Tarifa Especial. Es para otros hoteles, periodistas, personal de empresas,
etc.
q
Tarifa Familiar. Son libramientos parciales para fines de promoción del
hotel (menores de 12 años no pagan) o totales progresivos (para 4 personas, 1
abona al 100% de la tarifa, otro el 50%, otro un equivalente al 25% y el último
no abona).
Tarifa de Promoción. Incluyen
descuentos especiales durante los fines de semana u otras estancias mínimas con
una fecha de llegada específica, para estancias de luna de miel o promociones
especiales. En general, la tarifa de paquete se ofrece para incrementar la
ocupación de habitaciones durante los periodos de baja ocupación; por ejemplo,
fuera de temporada un área de balnearios
o durante los fines de semana en un hotel que atrae a los viajeros de negocios.
Tarifas Aeronáuticas
actuales:
1. Tarifa Unificada de Uso de Aeropuerto (TUUA)
1.1. Instalaciones y
Servicios Aeroportuarios vinculados a la TUUA.
La Tarifa Unificada de Uso de Aeropuerto está relacionada
con los diversos servicios aeroportuarios prestados a los pasajeros en las
instalaciones del terminal aéreo durante las formalidades de despacho de
pasajeros, equipajes, carga y correo; y son los que se señalan a continuación:
q Embarque/Desembarque de Pasajeros
q Orientación
q Otras Instalaciones y Servicios entre otros.
SESION N° 15
FACTURACIÓN DE SERVICIOS Y CAJA DE RECEPCIÓN
¿Qué es
Facturación?
Acción
y efecto de extender facturas. También se puede referir a los ingresos de una
empresa por ventas, o prestación de servicios, durante un determinado periodo
de tiempo después de la deducción de impuestos.
Una factura es
un documento en el que se incluye toda la información de una operación de
compraventa de un bien o servicio, de manera que también sirve de comprobante
de la operación. El término facturación hace referencia a la entrega por parte
del vendedor de estas facturas y su posterior recepción por el
comprador.
Mano corriente.
Es uno de los sub departamentos que configuran el departamento de recepción junto con el de Caja.
Este sub departamento trabaja las 24 horas del día en tres turnos, mañana, tarde y noche, los cuales guardan un paralelismo lógico con las actividades y funciones realizadas por el mostrador de recepción, es decir, la mañana se caracteriza por las salidas, la tarde por las entradas y la noche por el turno mayor de responsabilidad y trabajo administrativo a la vez, y es el tiempo en que se realiza mayor número de controles.
Proceso general de facturación
en mano corriente.
La información que recibe facturación puede proceder de:
Mostrador: tras el registro envía a mano
corriente toda la documentación de cada cliente para que, a diario, se carguen
en su cuenta los cargos correspondientes al régimen contratado.
Otros departamentos: comunicarán a
facturación los cargos extras consumidos, para que este departamento los
refleje en la hoja de mano corriente. Mostrador envía a facturación la
información de cada cliente tras el registro para que los cargos que
corresponden al régimen contratado sean puestos en su cuenta a diario.
Funciones de Mano corriente permanece abierto
durante las 24 horas, organizando su trabajo en grupos de mañana, tarde y
noche.
¿Qué es la Caja de Recepción?
Es el sub departamento que pertenece al departamento
de Recepción, la misma que se encarga de los ingresos y egresos de la empresa.
En los
hoteles con un gran número de habitaciones, ésta área es considerada
prácticamente independiente del Área de Teléfono y el Área de Reservaciones y las funciones de la misma se le otorgan al
Cajero de Recepción, bajo el control del Gerente de Habitaciones y el
Supervisor de Recepción.
En
establecimientos pequeños o medianos, con organización familiar, la caja de
recepción asume las funciones de una caja central. Ya en este caso, el
recepcionista, realiza las funciones de telefonista, reservacionista y cajero,
debido a que no existe la división de áreas del Departamento de Recepción, como
en el caso de hoteles con mayor número de habitaciones.
Importancia De La Caja De Recepción
Es
importante que el hotel tome algunas medidas definitivas y concretas para
asegurar que las cuentas de clientes se liquiden en su totalidad en el momento
acordado (que es en el momento del check out) y por tanto protegiendo al hotel
de la quiebra debido a las deudas incobrables.
El
hotel debe tener control de caja y del crédito de sus clientes también para
asegurar un flujo de caja saludable. El flujo de efectivo significa el dinero que se mueve dentro y fuera de la
empresa.
El control del crédito se refiere a las
diversas medidas adoptadas por el hotel para asegurarse de que el cliente
arregle sus cuentas en su totalidad; o bien ellos mismos o alguien en su
nombre, como una compañía de tarjetas de crédito, una compañía aérea, una
oficina corporativa, un agente de viajes u otra persona, dentro de un período
de tiempo especificado.
Ø El
sistema de trabajo del Área de Caja, puede manejarse ya sea manual, o
informatizado, en dependencia del tipo de hotel en que nos encontremos, sus
recursos y de los mecanismos establecidos por el Departamento de Contabilidad
de cada empresa hotelera.
Ø Los
cajeros del Área de Recepción, deben seguir los procedimientos administrativos
establecidos por el hotel, para brindar a los clientes un servicio de Caja y
Facturación amable y diligente. El cajero de Recepción, es un miembro del
Departamento de Recepción, pero trabaja según las normas que recibe del
Departamento de Contabilidad del Hotel.
Ø La
persona que ocupa el cargo de cajero debe presentar siempre un aspecto
impecable, al igual que el resto del personal de Recepción. A menudo se trata
del empleado que recibe, mantiene permanente contacto y despide al huésped
durante su estadía y por ello es especialmente importante, que la impresión que
le brinde al cliente sea la más grata posible.
Funciones del Área de Caja.
- Control
de Cargos realizados por los Huéspedes.
- Cambio
de Moneda Extranjera.
- Manejo
de Cajas de Seguridad.
-Recepción de Depósitos a Clientes de eventos.
- Cobro de Cuentas de Huéspedes.
- Cierre de Caja.
- Control del uso de los Impresos
- Cobro de facturas: Contado Credito Control
- Caja fuerte, Cofres de seguridad
- Confección de liquidaciones de: Caja (facturas
cobradas) Recaudación del día, Crédito
Comisiones.
- Deducciones Divisas Recogida de contados de
otros departamentos anticipos
- Pago
de personal
- Pago
de impuestos
- Pago
de proveedores
- Pago
de comisiones, Cobro de créditos
Movimientos De Caja De Recepción
Todos
los movimientos (ingresos y egresos de efectivo) que realice el Cajero de
Recepción a través de su caja, deberán de registrarse en la Planilla de Pagos.
Este proceso incluye tres momentos: - Apertura de Caja.
- Registro de Ingresos.
- Egresos y Cierre de Caja
Para la apertura deben anotarse en los formatos
correspondientes los siguientes datos:
q Nombre del Cajero de Recepción
q Fecha de Turno
q Hora del Turno de Trabajo
q Número de los últimos comprobantes empleados por el turno
anterior, para demostrar ingresos y egresos.
Papelería en Caja de Recepción
Materiales y Equipos del Área de Caja
Formatos del Área de Caja.
Formatos para
Asignar Cajas de Seguridad a los Huéspedes.
Este formato respalda a la organización,
en el caso de que sea necesario cobrar (únicamente por pérdida) la llave de la
caja fuerte que se le asignó al huésped, al momento de solicitar este servicio.
Pago de
Moneda Extranjera.
Este formato es utilizado por el Cajero
de Recepción, para recibir depósitos (en Dólares/Euros), por habitación o para
la cancelación parcial o total del consumo de los huéspedes. Es importante
solicitar la firma del huésped para respaldar la operación.
Cambio de
Moneda Extranjera
Este formato es utilizado por el Cajero
de Recepción, para realizar cambio de Dólares/ Euros a moneda nacional. Es
importante solicitar la firma del huésped para respaldar la operación.
Desembolso
Este formato es utilizado por el Cajero
de Recepción, para respaldar cualquier anticipo de efectivo (en moneda local o
extranjera) solicitado por los huéspedes. Al realizar cualquier desembolso,
también es necesario cobrar comisión la cual se refleja en el formato.
Ajuste
Este formato es utilizado por el Cajero
de Recepción, para retirar cargos de las cuentas de los huéspedes (total o
parcialmente), estos cargos pueden ser retirados porque el huésped, se niega a
pagar un consumo o servicio y/o porque un vale fue cargado por equivocación a
la cuenta del cliente.
Misceláneo
Este formato es utilizado por el Cajero
de Recepción, para reflejar las comisiones que recibe el hotel por cambio de
moneda extranjera. También es utilizado para reflejar la comisión que el hotel
cobra por adelanto de efectivo a los huéspedes, cuando esta transacción se
realiza ya sea a través de su tarjeta de crédito o cuando lo solicita en
efectivo.
Factura
Este formato es utilizado por el Cajero
de Recepción, para reflejar la cancelación de los servicios que el hotel brindó
al huésped a lo largo de su estadía.
Planilla de Pagos
Este formato es utilizado por el Cajero
de Recepción, para reportar al Departamento de Contabilidad, las facturas y
formatos utilizados para recibir los depósitos y/o pagos y los desembolsos de
efectivo, que los huéspedes realizaron durante su turno.
Formato para Salida del Huésped (Check Out)
Este formato es entregado por el Cajero
de Recepción, al huésped únicamente cuando ha cancelado su cuenta con el hotel.
Lo anterior con el objetivo de que el botones, tenga la seguridad de que ningún
huésped sale del hotel sin haber pagado su factura por los servicios que se le
han brindado.
Tipos de cuentas.
Facturación
de los servicios de hospedaje y complementarios
Las formas más utilizadas por los huéspedes para realizar
depósitos por habitación y/o para cancelación de cuentas son:
q Efectivo
q Tarjeta de Crédito
q Cuenta por Cobrar
q Cheques de Viajero
q Voucher de Agencia de Viajes
o Tour Operadoras.
q Cuenta Canje.
Cargos a las
Cuentas de Huéspedes
El cajero antes de realizar los cargos debe
verificar cuenta 4 puntos:
q Que el huésped tenga crédito
q Que el cargo no solo tenga el número de habitación
sino también el número del nombre del mismo.
q El número de habitación y del huésped.
q Que la firma que aparece en la nota de cargo y la
firma del registro coincidan.
La salida del huésped.
Aquí el cajero debe seguir los siguientes pasos:
q Solicitar al huésped la llave de su habitación.
q Pedir al huésped los artículos que el hotel le prestó.
q Revisar los cargos pendientes.
q Enviar a una persona a hacer un inventario a la habitación.
q Pedir la tarjeta de crédito al huésped y cobrar, regresar
el Boucher anterior al cliente.
q Preguntar a nombre de quién se realizará la factura.
q Invitar al huésped un formato de evaluación del servicio.
q Entregar al huésped la factura y en ocasiones el pase de
salida
q Despedir al cliente amablemente con palabras gentiles y
gratificantes.
Control De
Caja De Recepción
Tipos de sistemas del control de
cuentas de los huéspedes
• Computarizado (con programa de caja)
• Caja registradora
• Sistema electro-mecánico.
• Sistema manual
Manejo De Las Tarjetas De Crédito
Procedimientos para el manejo de
una tarjeta de crédito:
• Observar la vigencia de la
tarjeta.
• Comparar los nombres de la
tarjeta crediticia y el de la tarjeta de registro.
• Seleccionar el voucher y la máquina
adecuados.
• Maquinar la tarjeta y observar
que los datos estén completos.
• Solicitar la firma del huésped
• Comparar la firma de la tarjeta.
Manejo Del Fondo De Caja
Esto depende directamente de la política de cada hotel,
pero entre los rasgos más importantes que se deben considerar son:
q Debe ser recibido y entregado al inicio al final por cada
cajero.
q No se pueden incluir vales sin autorización
q Todo vale tiene carácter temporal, máximo un día
q Este fondo no estará integrado por grandes cantidades
q En los hoteles fronterizos es recomendable tener dos fondos
uno en moneda nacional y otro en dólares
q Se debe tener una lista de personal autorizado para expedir
los vales de caja.
Arqueos.
Timadores.
SESIÓN N° 16
FACTURACIÓN DE RESERVAS
En la factura se incluye siempre el concepto de
habitación y aquellos servicios que tienen un cargo sin mediación de facturista
y aquellas otras facturas y notas de cargo que el cliente, en el momento de su
petición, ha optado por firmar en vez de pagar. Las facturas se abren cuando el
cliente se registra en el hotel y diariamente
se carga el importe de habitación y todos aquellos servicios
complementarios que vayan consumiendo a crédito. Puede aparecer más de una
factura por habitación, ya sea por solicitud del propio cliente que desea tener
en una factura unos gastos y en otra, ya sea por tener un bono de agencia o una
carta de crédito de una empresa por unos servicios determinados, ya sea por
pertenecer a un grupo, por lo que todos los extras se le facturan directamente.
Las facturas
Es el documento que funciona como respaldo y prueba física
de la realización de una operación económica, es común, ver este tipo de
acuerdos en una Compra-venta. En una factura, vendedor indica todos los
detalles del producto expedido, detallan la clase de articulo o
servicio prestado, la fecha de emisión, precio unitario y
precio total, detalle de impuesto, el nombre y número de
registro ante el ente fiscal del comercio, también la dirección del local y número
de teléfono rindiendo cuentas al comprador para constatar de manera legal
que el intercambio e correcto.
Tipos de Factura
¡
Factura
rectificativa.
Es aquel documento que detalla alguna
corrección en la factura ordinaria o bien la devolución de la mercancía. Son
las creadas para corregir errores de alguna factura anterior.
¡
Factura ordinaria.
La que todos conocemos como
factura normal o completa.
¡
Factura recapitulativa.
Documenta agrupaciones de
facturas de un período de tiempo.
¡
Factura proforma.
Una factura proforma es
una especie de borrador que suele utilizarse para detallar
las condiciones de
una oferta comercial. Es frecuente en comercio internacional,
para informar al
comprador de la mercancía a recibir.
¡
Facturas completas.
Que ha de cumplir con
todos los requisitos estipulados por la ley.
¡
Factura simplificada.
Es la que antiguamente
conocíamos como ticket.
Clases De
Facturas:
¡
Factura a plaza.
Se llama a la que se extiende cuando las ventas se realizan
en la localidad donde radica el vendedor.
¡
Factura a extensión.
Se llama de extensión a la que se extiende cuando la venta
se realiza a compradores
que radican en localidades diferentes a la del
vendedor; ocasionando gastos de embalaje, transportes, seguros, etc.
¿Qué debe contener una factura?
Ø Fecha y el número correlativo.
Ø Información básica del empresario o profesional que emite
la factura y también de quien la recibe.
Ø Nombre y apellidos, razón social, y domicilio.
Ø Descripción de la operación y contraprestación total.
Partes de una
factura:
Ø Apellidos y nombres o denominación o razón social del
titular.
Ø Nombre comercial (si lo tuviera.)
Ø Dirección de la casa matriz
Ø Dirección del establecimiento donde está ubicado el punto
de emisión.
Ø Número de RUC
Ø Denominación de comprobante de pago.
Ø Numeración del comprobante: serie y numeración correlativa.
Ø Apellidos y nombres o denominación o razón social del comprador
o usuario.
Ø RUC del comprador o
usuario
Ø Fecha de emisión.
Ø Número de las guías
de remisión o de otros documentos relacionados con la operación.
Ø Bien vendido o
cedido en uso, descripción o tipo de servicio prestado unidad de medida y
número de serie y/o motor.
Medios de transmisión
de facturas.
Tradicionales.
Es la factura que se entregan en papel o cualquier
otro soporte.
Electrónicas.
Es la factura
equivalente a la tradicional y tiene la misma validez. Se envía a través de un fichero firmado digitalmente.
Saldo por cobrar
Cuentas por cobrar provenientes de venta de bienes o
servicios a crédito.
Ø
Este grupo de cuentas por cobrar está formado
por aquellas cuyo origen es la venta a crédito de bienes o servicios y que,
generalmente, están respaldadas por la aceptación de un documento denominado “Factura”
por parte del cliente.
Ø
Para dar una cuenta a
crédito debemos tener autorización y reportar al turno entrante.
Clientes
que pagan con tarjeta de crédito
Ø
Se requiere la
presencia del huésped en el momento del check-in para presentar su tarjeta de
crédito.
Ø
La tarjeta de crédito
se guarda en el sistema operativo.
Ø
El nombre en la tarjeta
debe coincidir con el nombre en la tarjeta de registro.
Ø
Revisión de la fecha de
caducidad de la tarjeta.
Ø
Comprobar que el
cliente no esté en la lista negra de impago previo en el establecimiento.
Ø
Comprobar que el hotel
acepta el tipo de tarjeta de crédito presentada por el cliente.
Clientes con bonos de Agencias de Viaje y/o Tour operadores
Ø
El cliente debe
presentar el Boucher de la agencia de viajes en el momento del check in.
Ø
Se trata de bonos de
prepago que deben coincidir con el ejemplar original de la agencia de viajes
que han enviado al hotel con antelación en el momento de la reserva.
Ø
El recepcionista
entonces adhiere este comprobante a la tarjeta de registro del cliente y luego
lo enviará al cajero que abrirá el folio y marcará la instrucción como se
requiera en el folio, según el tipo de servicios garantizados por la agencia.
Clientes de
tripulaciones y aerolíneas
Hay
dos tipos de personas enviadas por las compañías aéreas:
Ø
Huéspedes
Stay over: Estos huéspedes cuentan con PSO (Passenger Service Order) o
MAO (Meal and Accomodation Order) que detallan los servicios e instalaciones
que serán proporcionados por el hotel a las personas y que la aerolínea pagará
por los mismos. El folio en este caso será firmado por el cliente a la salida y
la factura se envía a la compañía aérea para el pago
Ø
Tripulaciones: Estas personas tienen
que firmar sus facturas de compra que se remiten a la compañía aérea para el
pago. Las instalaciones y servicios que son proporcionados por el hotel y
pagados por la compañía aérea se mencionan en el contrato que la compañía hace
en el hotel.
Clientes con cargos facturados a empresa
Ø
Hay que
revisar las instrucciones de facturación dadas en el momento de la reserva
para comprobar qué cargos están cubiertos por los clientes y qué cargos son
pagados por la compañía.
Ø
Si los gastos de
habitación serán facturados a la empresa y otros gastos incidentales son
pagadas por el cliente a sí mismo como el lavado de ropa, comida, etc.;
confirmar con el cliente en el momento del check-in en sí cómo va a pagar sus
gastos imprevistos y la misma instrucción debe ser marcado en el folio.
Ø
En estos casos se
utiliza un folio dividido donde los cargos se distribuyen en dos, entre la empresa
/ organización y los individuos. Lo habitual es que sea un folio para el
alojamiento y el otro para gastos imprevistos.
SESIÓN N° 17 Y 18
SOFTWARE
UTILIZADOS EN EL ÁREA DE RESERVAS I
SOFTWARE EN EL ÁREA DE RESERVAS.
Se conoce como software al equipo o soporte lógico de un
sistema informático, que comprende el conjunto de los componentes lógicos,
necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en
contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware. Los
componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones
informáticas, Tales como el procesador de texto, que permite al usuario
realizar todas las tareas concernientes a la edición de textos; el llamado
software de sistema, tal como el sistema operativo, que básicamente permite al
resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando también la
interacción entre los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, y
proporcionando una interfaz con el usuario.
Sistema de reservas
online
Es una de las mejores formas de aumentar las ventas y
ofrecer servicios en Internet, los clientes pueden acceder y realizar el check-in
desde cualquier dispositivo.
¿Qué
pasa en muchos hoteles?
Cada persona que quiere reservar habitación han de
contactar por e-mail para conseguir su alojamiento, con lo que el proceso de
compra es más lento: intercambio de e-mails, retrasos en los pagos,
superposiciones entre clientes que quieren la misma habitación, etc.
SOFTWARE TPV PARA HOTELES
Un hotel posee unas necesidades específicas. Entre
habitaciones individuales y dobles, piso, conexión a Internet, si la habitación
tiene terraza o no, si el cliente ordenó desayuno y otras muchas especificaciones
organizativas.
El software TPV es un dispositivo que permite gestionar y
facilitar la tarea de los empleados (recepcionista, conserje, etc.) como el
cobro por tarjeta de crédito o débito, la creación e impresión del ticket de
venta, gestionar el inventario o generar informes que ayudan en la gestión del
negocio y hacer más rápidas las operaciones de venta.
Gestión De Salones
A diferencia de las empresas que usan un software de
hostelería, algunos hoteles se caracterizan por poseer varias salas para distintas
finalidades: comidas, cafetería, celebración de eventos y conferencias, etc.
software adecuado para la gestión de los pedidos y la facturación, pero que
pueda integrarse en la contabilidad del hotel, si el establecimiento pertenece
al mismo.
Programas de gestión
Las empresas hoteleras puedan servirse de un programa de gestión genérico, en ocasiones tienen necesidades muy específicas y quieren un programa informático que les permita gestionar el almacén, la contabilidad y la facturación. Sin ir más lejos, la gestión de los cobros a empresas y agencias con las que se trabaje.
Las empresas hoteleras puedan servirse de un programa de gestión genérico, en ocasiones tienen necesidades muy específicas y quieren un programa informático que les permita gestionar el almacén, la contabilidad y la facturación. Sin ir más lejos, la gestión de los cobros a empresas y agencias con las que se trabaje.
Lejos
de lo que pueda pensarse, el desarrollo de software no sólo es adecuado para
grandes hoteles, sino también para el pequeño hotel que quiere optimizar su
negocio para que sus clientes queden satisfechos y poder hacer frente a la
carga de trabajo mediante procesos automáticos.
MONOLITH
Es un
conjunto de aplicaciones que permiten operar una empresa de una manera
eficiente. Desde el front office hasta el back office, pasando por módulos
como puntos de venta de bar, restaurante, spa y tiendas de
conveniencia. MONOLITH ofrece un conjunto de herramientas que permiten
controlar y agilizar la operación diaria.
MONOLITH
es una aplicación totalmente integrada en sus funciones y dependencias.
Esto significa que cualquier módulo se encuentra siempre actualizado con
respecto a los demás. Dentro de las características operativas más
relevantes a nivel macro se encuentra una corta curva de aprendizaje por
usuario, alta configurabilidad de todos los módulos para adaptar su
comportamiento operativo al cliente, aseguramiento de la congruencia y
seguridad de la información.
HOTELOGIX
Este software integra las principales operaciones del hotel
en una plataforma única. Ya sea la recepción, la contabilidad, sus restaurantes
o los agentes de viajes con los que trabaja, su personal siempre estará al día
con toda la información que necesita en tiempo real y al alcance de su mano.
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gratuita donde podrás observar si realmente es lo que estás buscando, o no.
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cada uno de ellos dedicado a una función específica dentro de la gestión
hotelera: Fácil Check in /Check out, Reservas en dos click, Ama de Llaves
(Housekeeping), Auditoría Nocturna, Agentes de Viajes, y muchos más.
ASI FRONTDESK.
Es un producto de Anand Systems Inc. una empresa con más de diez años
de experiencia en el diseño de software hotelero. La versión completa de ASI
Front Desk ofrece sistema de gestión de habitaciones, sistema de reservas,
módulo de facturación y finanzas, entre otros. Este no es un programa basado en
la web, debes instalarlo en el ordenador de tu hotel y está diseñado para
correr sobre Windows. Disponible en español.
WEB WEBREZPRO EZPRO
Ofrece un servicio completo por un precio muy accesible.
Tiene un sistema de reservas online integrado, de modo que no hay necesidad de
separar habitaciones para las reservas en línea. Este sistema guarda los datos
y respaldan automáticamente en un servidor con conexiones a internet
redundantes, monitoreado las 24 horas del día y con generador propio de electricidad
(para que no haya “caídas” imprevistas del sistema, ni siquiera por fallas de
energía eléctrica).
RDP’S PROPERTY MANAGEMENT SYSTEM
El software hotelero PMS ofrece módulos de Front Desk (para
el manejo de check in, check out, generar llaves, escanear tarjetas de crédito,
etc.), Interfaces (con GDS, POS y mucho más), Reservas Directas, Reservas
Online, entre otros. Se trata de un sistema muy completo, con soporte técnico
las 24 horas del día, todos los días del año.
LOGISMIC HOTEL ONEPLACE
Logismic es una empresa de desarrollo de software, con
amplia experiencia en el desarrollo de soluciones a la medida en tecnologías de
escritorio, entornos Web y Desarrollo Móvil para las empresas del ramo
turístico, agrícola y agroindustrial.
Software para Hoteles, B&B (Bed and Breakfast),
Hostales, Moteles y Más Logismic Hotel One Place es un software customizable
para hoteles pequeños y medianos, hoteles boutique y bed and breakfast.
SOFTWARE
UTILIZADOS EN EL ÁREA DE RESERVAS II
HOVISYS
SOFTWARE.
Es una empresa costarricense dedicada al desarrollo de
software empresarial. Proporcionando soluciones de alta calidad a
organizaciones en muchos sectores específicos. Esto ha permitido obtener una
amplia experiencia en el desarrollo de soluciones especializados para diversas
industrias como distribuidores, hoteles, restaurantes, industrias, venta al
detalle, agencias de publicidad y mercadeo,
programas de lealtad y
Manufactura.
Sector específico.
Ø Disponible en diversas versiones para distintos tipos de
negocios.
Ø La solución integrada, bimoneda y para múltiples divisiones
del Software Financiero Contable de Hovisys se adapta a los requerimientos de
múltiples tipos de empresas.
Ø Software E.R.P. Administrativo Contable. (Enterprise
Resource Planning), "Planeamiento de Recursos Empresariales“.
Ø El software bimoneda integrado con manejo de multi compañías
con divisiones y centros de costos es una manera fácil y robusta de mejorar los
procesos y el control en Organizaciones de distintos sectores.
¿QUE ES OPERA SOFWARE?
Es una plataforma flexible, ampliable, segura y totalmente
móvil para las actividades y la distribución hoteleras. Ofrece las completas
capacidades de próxima generación que los hoteles necesitan para mejorar la
experiencia de los huéspedes y la eficiencia operativa. OPERA Cloud Services
proporciona capacidades esenciales de gestión hotelera que se amplían para satisfacer
las necesidades operativas de los hoteles, desde pequeños hoteles boutiques
independientes, hasta grandes cadenas hoteleras. Numerosas interconexiones
certificadas con aplicaciones del sector externas ayudan a integrar OPERA Cloud
Services con sus sistemas empresariales para obtener procesos tecnológicos
conectados y sin contratiempos.
Prepare su negocio para
el futuro
ü Atienda a los clientes en cualquier lugar y momento con los
servicios de gestión de establecimientos adaptados a móviles.
ü Aumenta la eficiencia del servicio de limpieza y mejore el
mantenimiento de las habitaciones con personal con dispositivos móviles.
ü Aumenta Revpar y ADR con un mejor control de las tarifas
y el inventario de habitaciones en los canales.
ü Centralice y proteja los datos de los clientes.
ü Simplifique la infraestructura de IT.
Opera Software Software
·
Centrado en el hotel
·
Gestión de reservas
·
Asignación de
habitaciones
·
Facturación de los
clientes
·
Inventario de
habitaciones.
Los
sistemas de reservas informatizadas son bancos de datos a los cuales pueden
acceder a través de sus terminales las compañías aéreas y las agencias de
viajes. Merced a ellos, los profesionales y los clientes pueden conocer los
vuelos existentes en cualquier momento, sus horarios y tarifas y la
disponibilidad de asientos.
SISTEMA AMADEUS
·
Es un GDS que trabaja con una red mundial y una
base de datos entre las más grandes en Europa.
·
Es un modelo basado en transacciones, con base
mayoritaria en Europa, que se ha ido transformado en una empresa de tecnología
con presencia globalizada, desarrollando soluciones tecnológicas necesarias
para su plataforma de distribución del viaje.
·
Amadeus se utiliza además para reservar cuartos
de hotel, pasajes de tren, y otras travesias o excursiones, alquiler de
vehículos, seguros de asistencia al viajero.
Características
·
Ver disponibilidad de habitaciones
·
Saber las tarifas
·
Emitir tickets
·
Facturación
·
Toda la información de AA.VV
·
Versión 3.0 disponible
·
Información de idiomas
¿Qué ofrece Amadeus?
·
Sistemas abiertos de nueva generación.
·
Soluciones innovadoras y creativas a los
problemas del cliente
·
Bajo coste de desarrollo e implementación,
eficacia permanente y rápida rentabilidad
·
Tecnología adaptada para el futuro que
proporciona una ventaja competitiva.
·
Permite conocer información del hotel
·
Se especializa en soluciones informáticas
Beneficios que ofrece Amadeus
·
Herramienta 100% gráfica.
·
Servicio integrado con sistema central para
envío de e-mail. Accesible vía Internet.
·
Menor costo de entrenamiento debido a lo fácil
de su uso e interfaz intuitiva.
·
Mayor productividad dado que la interfaz
gráfica disminuirá el tiempo empleado y los errores al ingresar la información
esencial.
·
Reducción en la necesidad de soporte técnico
local. División de la pantalla en dos.
·
Teclas programadas por el usuario. Speed Mode.
·
Permite la integración a la última versión de
Amadeus +Script.
¿QUE ES SABRE?
(Semi
Automated Business-Related Enterprise), Es un software que opera la mayor red
electrónica mundial para agentes de viaje y proveedores de servicios a
viajeros. Es uno de los principales globalizadores o sistema de distribución
global (GDS) del mercado. Tiene su origen en 1953.
·
Software para realizar reservas.
·
Agilizar reservas.
·
El sistema se expandió con el paso de tiempo.
En la actualidad Sabre:
·
Sirve a las agencias de viajes, a los hoteles,
a las aerolíneas y al tiempo, posee su propia agencia de viajes.
En la
organización de la compañía pueden distinguirse cuatro grandes ramas:
·
Sabre
Travel Network: Soluciones de turismo para las agencias de
viaje.
·
Sabre
Airlines Solutions: Soluciones para las aerolíneas.
·
Sabre
Hospitality Solutions: Soluciones para los hoteles.
· Travelocity: La
agencia de viajes de Sabre fundada en 1996, así como Lastminute.com, una
agencia de viajes online.
¿Cómo funciona sabre?
• Opera proporcionando soluciones a todas las ramas de
ámbito de los viajes; al tiempo
que se le da
a facilitar la comunicación entre ellos.
• SHS (Sabre
Hospitality Solutions) y SAS
(Sabre
Airline Solutions ), principalmente
a través de SabreSonic, proveen
respectivamente soluciones para el sector hotelero y el sector de las líneas aéreas.
• El sistema permite que los proveedores de servicios turísticos ofrecen sus productos e información detallada. Puede disponer en tiempo real de información , las ofertas y los precios ofertados.
Beneficios que ofrece
sabre:
·
Provee información de servicios y soporte
inmediato
·
Reduce costos de entrenamiento y tiempo fuera
de la oficina.
·
Brinda acceso a diversas funciones de ayuda.
·
Amplía su alcance con las herramientas.
·
Soportes a dueños o gerentes de la agencia.
·
Soportes: Por Pcc, por Firma de Agente y por
Aerolínea.
Requerimientos Técnicos
La
aplicación necesita, para un desempeño correcto, una terminal que cumpla
mínimamente con las siguientes características:
• Procesador
Pentium MMX 266 Mhz ( recomendable Pentium II en adelante)
• Conectividad
al sistema Sabre Holdings
• Memoria
RAM de 64 MB (recomendable 128 Mb en adelante)
