FACTURACIÓN

SESIÓN N°14

ESTADO Y PRONÓSTICO DE RESERVAS

El control eficiente y eficaz de la ocupación del inventario de cuartos del hotel constituye la parte medular del trabajo del Departamento de Reservaciones. Para llevar a cabo este control es necesario contar con un sistema, ya sea manual o computarizado que permita conocer los cuartos que quedan disponibles, así como el porcentaje de ocupación, en cualquier fecha.

Existe una gran cantidad de programas de cómputo (softwares hoteleros) en el mercado que permiten controlar la disponibilidad de habitaciones de un hotel. 

En la mayoría de  propiedades de alojamiento, el pronóstico se desarrolla conjuntamente por el director de la oficina de recepción y el gerente de reservas, posiblemente en conjunto con un comité de pronóstico. Muchas de las propiedades desarrollan sus pronósticos desde una base anual.

La oficina de recepción puede preparar varios pronósticos diferentes que dependen de sus necesidades. Normalmente se desarrollan predicciones de ocupación en una base mensual y son examinados por las divisiones de alimentos y bebidas y de habitaciones quienes pronostican los ingresos, gastos proyectados y programación de horarios del personal.

El pronóstico puede usarse por ejemplo para poner al día la nómina programada y para realizar proyecciones de gastos; después puede ser complementada por un pronóstico para los próximos tres días mucho más actual. Ambos pronósticos ayudan a las secciones del hotel a mantener el nivel apropiado de personal para el volumen de negocios esperados y el manejo de costos.

Departamento de reservaciones.

Desempeña  un papel muy importante dentro del trabajo de Recepción, mediante sistemas y software facilita la rápida evaluación de las  disponibilidades. Es por ello que depende en gran medida el éxito del trabajo de la Recepción en particular y del hotel en general, en caso suceda un fallo en el correcto desempeño de esta actividad acarrearía serios problemas que conducirían a crear molestias a los clientes con las seguras consecuencias negativas para la instalación. 

Funciones del Departamento de Reservas.

• Recepciona todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel.
• Analiza detalladamente la ocupación del hotel por períodos de tiempo para conocer los cupos y así poder vender eficientemente las capacidades del hotel.
• Confirma todas las solicitudes que sean posibles, y hace saber al solicitante de esta confirmación.
• Confirma la no-aceptación de la reservación en caso de falta de disponibilidad, etc.

Al recibir una llamada, el departamento de reservas  debe preguntar:

Ø  Antes de ofrecerle servicios, debe chequear en el planning.

Ø  Disponibilidad del hotel.

Ø  Control

Ø  Ocupación de habitaciones para poder confirmarle y asegurarle la reserva.

Ø  Preguntar por el tipo de habitación

Ø  Fecha  de entrada y salida

Ø  Número de habitaciones

Ø  Número de pax

Ø  Los días que desea pernoctar

Ø  Los datos personales del huésped, etc.

Estado de situación de las habitaciones

Las habitaciones de un hotel pueden encontrarse en los siguientes cinco estados de situación, que son básicos para poder desarrollar eficientemente el trabajo de Recepción. Tales estados deben estar siempre actualizados mediante una perfecta coordinación entre Ama de Llaves y el Front Desk.

• Ocupada. La habitación está ocupada por huéspedes.

• Bloqueada. La habitación no puede ser asignada a un huésped, por lo general las habitaciones se bloquean por trabajos de mantenimiento.

• Salida. La habitación ha sido desocupada, pero la limpieza aún no se ha efectuado.

• Disponible. La habitación está lista para ser ocupada por otro huésped.

• Reservada. Si en el día en curso se ha asignado la habitación antes de la llegada del huésped, entonces figurara como reservada.

Pronóstico de Ocupación

Con base a las reservaciones registradas, los hoteles realizan un pronóstico de ocupación general para determinar cuál es la demanda de habitaciones de su hotel en cierto período, de esta manera se tiene una base para poder vender o no habitaciones. Este reporte contiene en forma concentrada por grupos de categorías (mismas que son definidas en la configuración) las entradas, las salidas y los huéspedes en casa; así como el porcentaje de ocupación, las habitaciones fuera de servicio y la disponibilidad global de estas habitaciones.

El reporte muestra información de acuerdo a la búsqueda realizada:

ü  Nombre del huésped

ü  Tipo de Huésped

ü  Número de habitación

ü  Tipo de habitación

ü  Número de personas en la habitación

ü  Fecha de llegada

ü  Fecha de salida.

ü  Usuario que autorizó el descuento

ü  Código de reservación

ü  Número de folio

ü  Número de extensión

ü  Compañía

ü  Moneda

ü  Tarifa diaria

ü  Método de pago

ü  Contacto.

ü  Observaciones

Pronóstico para los próximos 10 días.

En la mayoría de propiedades de alojamiento, el pronóstico de diez días se desarrolla conjuntamente por el director de la oficina de recepción y el gerente de reservas, posiblemente en conjunto con un comité de pronóstico. Muchas de las propiedades desarrollan sus pronósticos de diez días desde una base anual. Un pronóstico de diez días por lo general se compone de:

ü  El formato de un pronóstico de ocupación  configura  incluso las llegadas y salidas de habitaciones, habitaciones vendidas y  el número de huéspedes.

ü  El número de compromisos de grupos, con una inscripción del nombre de cada grupo, las fechas de llegada y  salida, el número de habitaciones reservadas, número de huéspedes y quizás cotizaciones de las tarifas de habitaciones.

 Evaluando Operaciones de La Oficina de Recepción:

Evaluar los resultados de las operaciones de la recepción es una función importante de gerencia. Sin evaluar completamente los resultados de las operaciones, los gerentes no sabrán si la recepción va a cumplir con las metas propuestas. Los Jefes de recepción exitosos, evalúan los resultados de las actividades del departamento bajo bases diariamente, mensualmente, semestralmente y anualmente. La siguiente sección examina importantes herramientas que los directores de recepción pueden usar para evaluar el éxito de las operaciones. 

Estas herramientas incluyen:

q   Informe diario de operaciones

q   Promedios de ocupación

q  Análisis de ingreso de habitaciones

q  Estado de ingresos del hotel

q  Estado y programación de ingresos de la división de habitaciones

q  Informes del presupuesto de la división de habitaciones

q  Indicadores o promedios de operación

q   Indicadores estándar.

Un Pronóstico se Compone de:

Ø  El formato de un pronóstico de ocupación configura incluso las llegadas y salidas de habitaciones, habitaciones vendidas y el número de huéspedes.

Ø  El número de compromisos de grupos, con una inscripción del nombre de cada grupo, las fechas de llegada y salida, el número de habitaciones reservadas, número de huéspedes y quizás cotizaciones de las tarifas de habitaciones.

Ø  Una comparación de pronóstico del periodo anterior, conteos reales de habitaciones y porcentajes de ocupación.

Definición De Tarifas Nacionales E Internacionales

Tarifa: Es una tabla o lista de los precios de nuestra gama de servicios.

Precio: Es el valor económico en que se define para vender al público un bien o servicio. Existen diferentes tipos de tarifas y cada una de ellas será aplicable en distintas temporadas a clientes de similares características. 

Las tarifas más usuales utilizadas en un hotel: 

Tarifa Rack: Es la que se encuentra expuesta al público y la máxima que puede cobrar el hotel a sus clientes. Se suelen establecer precios para temporadas altas, medias y bajas. Representa el conjunto de precios que cobramos a aquellos clientes particulares que visitan por primera vez nuestro establecimiento bien con reserva o presentándose directamente en nuestro mostrador de recepción.

Tarifa De Agencia De Viajes. Son las tarifas que se ofertan a agencias de viajes para estancias de grupos. Los precios ofertados son mejores por volumen de negocio que la agencia proporciona al hotel y pueden venir expresados en importes netos (la agencia deberá añadir su comisión) o importes brutos (el precio incluye la comisión de la agencia).

Tarifa Corporativa. Es la tarifa que aplicamos a los trabajadores de empresas con las cuales el hotel tiene un acuerdo pre establecido. Puede ser utilizada para establecer el precio para empleados y/o socios del hotel y sus familiares.

Tarifa Oferta De Fin De Semana. Esta tarifa nace con el objetivo de incentivar las estancias en los hoteles de costa y ciudad en temporada baja. Suelen incluir paquetes de estancia las noches de viernes y sábado, incluyendo el hospedaje y desayuno por un precio global.

 Otra  clasificación de tarifas:

q Tarifa Oficial.  Rack o Mostrador, tarifa máxima que cobra el hotel.

q  Tarifa neta o de piso. Tarifa para intermediarios.

q Tarifa Confirmada. Es lo que se informó al cliente al momento de la reserva. Si al llegar el huésped no hay habitaciones se le dará otra mejor categoría por el mismo precio.

q Tarifa Comercial. Tiene un descuento sobre la tarifa del mostrador, es lo que se le da al cliente asiduo o al viajero por razones laborales (visitantes médicos).

q Tarifa Especial. Es para otros hoteles, periodistas, personal de empresas, etc.

q Tarifa Familiar. Son libramientos parciales para fines de promoción del hotel (menores de 12 años no pagan) o totales progresivos (para 4 personas, 1 abona al 100% de la tarifa, otro el 50%, otro un equivalente al 25% y el último no abona).

  Tarifa de Promoción. Incluyen descuentos especiales durante los fines de semana u otras estancias mínimas con una fecha de llegada específica, para estancias de luna de miel o promociones especiales. En general, la tarifa de paquete se ofrece para incrementar la ocupación de habitaciones durante los periodos de baja ocupación; por ejemplo, fuera de temporada  un área de balnearios o durante los fines de semana en un hotel que atrae a los viajeros de negocios.

Tarifas Aeronáuticas actuales:

1. Tarifa Unificada de Uso de Aeropuerto (TUUA)

 1.1. Instalaciones y Servicios Aeroportuarios vinculados a la TUUA.

La Tarifa Unificada de Uso de Aeropuerto está relacionada con los diversos servicios aeroportuarios prestados a los pasajeros en las instalaciones del terminal aéreo durante las formalidades de despacho de pasajeros, equipajes, carga y correo; y son los que se señalan a continuación:

q  Embarque/Desembarque de Pasajeros

q  Orientación

q  Otras Instalaciones y Servicios entre otros.

SESION N° 15

FACTURACIÓN DE SERVICIOS Y CAJA DE RECEPCIÓN

¿Qué es Facturación?

Acción y efecto de extender facturas. También se puede referir a los ingresos de una empresa por ventas, o prestación de servicios, durante un determinado periodo de tiempo después de la deducción de impuestos.

Una factura es un documento en el que se incluye toda la información de una operación de compraventa de un bien o servicio, de manera que también sirve de comprobante de la operación. El término facturación hace referencia a la entrega por parte del vendedor de estas facturas y su posterior recepción por el comprador. 

Mano corriente.

Es uno de los sub departamentos que configuran el departamento de recepción junto con el de Caja.

Este sub departamento trabaja las 24 horas del día en tres turnos, mañana, tarde y noche, los cuales guardan un paralelismo lógico con las actividades y funciones realizadas por el mostrador de recepción, es decir, la mañana se caracteriza por las salidas, la tarde por las entradas y la noche por el turno mayor de responsabilidad y trabajo administrativo a la vez, y es el tiempo en que se realiza mayor número de controles.

Proceso general de facturación en mano corriente.

La información que recibe facturación puede proceder de:

Mostrador: tras el registro envía a mano corriente toda la documentación de cada cliente para que, a diario, se carguen en su cuenta los cargos correspondientes al régimen contratado.

Otros departamentos: comunicarán a facturación los cargos extras consumidos, para que este departamento los refleje en la hoja de mano corriente. Mostrador envía a facturación la información de cada cliente tras el registro para que los cargos que corresponden al régimen contratado sean puestos en su cuenta a diario.

Funciones de Mano corriente permanece abierto durante las 24 horas, organizando su trabajo en grupos de mañana, tarde y noche. 

¿Qué es la Caja de Recepción?

Es el sub departamento que pertenece al departamento de Recepción, la misma que se encarga de los ingresos y egresos de la empresa.

En los hoteles con un gran número de habitaciones, ésta área es considerada prácticamente independiente del Área de Teléfono y el  Área de Reservaciones y  las funciones de la misma se le otorgan al Cajero de Recepción, bajo el control del Gerente de Habitaciones y el Supervisor de Recepción.

En establecimientos pequeños o medianos, con organización familiar, la caja de recepción asume las funciones de una caja central. Ya en este caso, el recepcionista, realiza las funciones de telefonista, reservacionista  y cajero, debido a que no existe la división de áreas del Departamento de Recepción, como en el caso de hoteles con mayor número de habitaciones.

Importancia De La Caja De Recepción

Es importante que el hotel tome algunas medidas definitivas y concretas para asegurar que las cuentas de clientes se liquiden en su totalidad en el momento acordado (que es en el momento del check out) y por tanto protegiendo al hotel de la quiebra debido a las deudas incobrables.

El hotel debe tener control de caja y del crédito de sus clientes también para asegurar un flujo de caja saludable. El flujo de efectivo significa  el dinero que se mueve dentro y fuera de la empresa.

 El control del crédito se refiere a las diversas medidas adoptadas por el hotel para asegurarse de que el cliente arregle sus cuentas en su totalidad; o bien ellos mismos o alguien en su nombre, como una compañía de tarjetas de crédito, una compañía aérea, una oficina corporativa, un agente de viajes u otra persona, dentro de un período de tiempo especificado.

Ø  El sistema de trabajo del Área de Caja, puede manejarse ya sea manual, o informatizado, en dependencia del tipo de hotel en que nos encontremos, sus recursos y de los mecanismos establecidos por el Departamento de Contabilidad de cada empresa hotelera.

Ø  Los cajeros del Área de Recepción, deben seguir los procedimientos administrativos establecidos por el hotel, para brindar a los clientes un servicio de Caja y Facturación amable y diligente. El cajero de Recepción, es un miembro del Departamento de Recepción, pero trabaja según las normas que recibe del Departamento de Contabilidad del Hotel.

Ø  La persona que ocupa el cargo de cajero debe presentar siempre un aspecto impecable, al igual que el resto del personal de Recepción. A menudo se trata del empleado que recibe, mantiene permanente contacto y despide al huésped durante su estadía y por ello es especialmente importante, que la impresión que le brinde al cliente sea la más grata posible.

Funciones del Área de Caja.

- Control de Cargos realizados por los Huéspedes.

- Cambio de Moneda Extranjera.

- Manejo de Cajas de Seguridad.

-Recepción de Depósitos a Clientes de eventos.

- Cobro de Cuentas de Huéspedes.

- Cierre de Caja.

- Control del uso de los Impresos

- Cobro de facturas: Contado Credito Control

- Caja fuerte, Cofres de seguridad

- Confección de liquidaciones de: Caja (facturas cobradas) Recaudación del día,  Crédito Comisiones.

- Deducciones Divisas Recogida de contados de otros departamentos anticipos

- Pago de personal

- Pago de impuestos

- Pago de proveedores

- Pago de comisiones, Cobro de créditos 

Movimientos De Caja De Recepción

Todos los movimientos (ingresos y egresos de efectivo) que realice el Cajero de Recepción a través de su caja, deberán de registrarse en la Planilla de Pagos. Este proceso incluye tres momentos:

1. Apertura de Caja.
2. Registro de Ingresos.
3. Egresos y Cierre de Caja

Para la apertura deben anotarse en los formatos correspondientes los siguientes datos:

q Nombre del Cajero de Recepción

q Fecha de Turno

q Hora del Turno de Trabajo

q Número de los últimos comprobantes empleados por el turno anterior, para demostrar ingresos y egresos.

Papelería en Caja de Recepción

Materiales y Equipos del Área de Caja

Formatos del Área de Caja.

Formatos para Asignar Cajas de Seguridad a los Huéspedes.

Este formato respalda a la organización, en el caso de que sea necesario cobrar (únicamente por pérdida) la llave de la caja fuerte que se le asignó al huésped, al momento de solicitar este servicio.

Pago de Moneda Extranjera.

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para recibir depósitos (en Dólares/Euros), por habitación o para la cancelación parcial o total del consumo de los huéspedes. Es importante solicitar la firma del huésped para respaldar la operación.

Cambio de Moneda Extranjera

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para realizar cambio de Dólares/ Euros a moneda nacional. Es importante solicitar la firma del huésped para respaldar la operación.

Desembolso

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para respaldar cualquier anticipo de efectivo (en moneda local o extranjera) solicitado por los huéspedes. Al realizar cualquier desembolso, también es necesario cobrar comisión la cual se refleja en el formato.

Ajuste

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para retirar cargos de las cuentas de los huéspedes (total o parcialmente), estos cargos pueden ser retirados porque el huésped, se niega a pagar un consumo o servicio y/o porque un vale fue cargado por equivocación a la cuenta del cliente.

Misceláneo

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para reflejar las comisiones que recibe el hotel por cambio de moneda extranjera. También es utilizado para reflejar la comisión que el hotel cobra por adelanto de efectivo a los huéspedes, cuando esta transacción se realiza ya sea a través de su tarjeta de crédito o cuando lo solicita en efectivo.

Factura

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para reflejar la cancelación de los servicios que el hotel brindó al huésped a lo largo de su estadía.

Planilla de Pagos

Este formato es utilizado por el Cajero de Recepción, para reportar al Departamento de Contabilidad, las facturas y formatos utilizados para recibir los depósitos y/o pagos y los desembolsos de efectivo, que los huéspedes realizaron durante su turno.

Formato para Salida del Huésped (Check Out)

Este formato es entregado por el Cajero de Recepción, al huésped únicamente cuando ha cancelado su cuenta con el hotel. Lo anterior con el objetivo de que el botones, tenga la seguridad de que ningún huésped sale del hotel sin haber pagado su factura por los servicios que se le han brindado.

Tipos de cuentas.

Facturación de los servicios de hospedaje y complementarios

Las formas más utilizadas por los huéspedes para realizar depósitos por habitación y/o para cancelación de cuentas son:

q  Efectivo

q  Tarjeta de Crédito

q  Cuenta por Cobrar

q  Cheques de Viajero

q  Voucher de Agencia de Viajes 

o Tour Operadoras.

q  Cuenta Canje.

Cargos a las Cuentas de Huéspedes

El cajero antes de realizar los cargos debe verificar cuenta 4 puntos:

q  Que el huésped tenga crédito

q Que el cargo no solo tenga el número de habitación sino también el número del nombre del mismo.

q  El número de habitación y del huésped.

q  Que la firma que aparece en la nota de cargo y la firma del registro coincidan.

La salida del huésped.

Aquí el cajero debe seguir los siguientes pasos:

q  Solicitar al huésped la llave de su habitación.

q  Pedir al huésped los artículos que el hotel le prestó.

q  Revisar los cargos pendientes.

q  Enviar a una persona a hacer un inventario a la habitación.

q  Pedir la tarjeta de crédito al huésped y cobrar, regresar el Boucher anterior al cliente.

q  Preguntar a nombre de quién se realizará la factura.

q  Invitar al huésped un formato de evaluación del servicio.

q  Entregar al huésped la factura y en ocasiones el pase de salida

q  Despedir al cliente amablemente con palabras gentiles y gratificantes.

Control De Caja De Recepción

Tipos de sistemas del control de cuentas de los huéspedes

•      Computarizado (con programa de caja)

•      Caja registradora

•      Sistema electro-mecánico.

•      Sistema manual

Manejo De Las Tarjetas De Crédito

Procedimientos para el manejo de una tarjeta de crédito:

•      Observar la vigencia de la tarjeta.

•      Comparar los nombres de la tarjeta crediticia y el de la tarjeta de registro.

•      Seleccionar el voucher y la máquina adecuados.

•  Maquinar la tarjeta y observar que los datos estén completos.

•      Solicitar la firma del huésped

•      Comparar la firma de la tarjeta.

Manejo Del Fondo De Caja

Esto depende directamente de la política de cada hotel, pero entre los rasgos más importantes que se deben considerar son:

q  Debe ser recibido y entregado al inicio al final por cada cajero.

q  No se pueden incluir vales sin autorización

q  Todo vale tiene carácter temporal, máximo un día

q  Este fondo no estará integrado por grandes cantidades

q  En los hoteles fronterizos es recomendable tener dos fondos uno en moneda nacional y otro en dólares

q  Se debe tener una lista de personal autorizado para expedir los vales de caja.

Arqueos.

Timadores.

SESIÓN N°  16

FACTURACIÓN  DE RESERVAS

En  la factura se incluye siempre el concepto de habitación y aquellos servicios que tienen un cargo sin mediación de facturista y aquellas otras facturas y notas de cargo que el cliente, en el momento de su petición, ha optado por firmar en vez de pagar. Las facturas se abren cuando el cliente se registra en el hotel y diariamente  se carga el importe de habitación y todos aquellos servicios complementarios que vayan consumiendo a crédito. Puede aparecer más de una factura por habitación, ya sea por solicitud del propio cliente que desea tener en una factura unos gastos y en otra, ya sea por tener un bono de agencia o una carta de crédito de una empresa por unos servicios determinados, ya sea por pertenecer a un grupo, por lo que todos los extras se le facturan directamente.

Las facturas

Es el documento que funciona como respaldo y prueba física de la realización de una operación económica, es común, ver este tipo de acuerdos en una Compra-venta. En una factura, vendedor indica todos los detalles del producto expedido, detallan la clase de articulo o servicio prestado, la fecha de emisión, precio unitario y precio total, detalle de impuesto, el nombre y número de registro ante el ente fiscal del comercio, también la dirección del local y número de teléfono rindiendo cuentas al comprador para constatar de manera legal que el intercambio e correcto.

Tipos de Factura

¡  Factura rectificativa.

     Es aquel documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien la devolución de la mercancía. Son las creadas para corregir errores de alguna factura anterior.

¡  Factura ordinaria.

 La que todos conocemos como factura normal o completa.

¡  Factura recapitulativa.

Documenta agrupaciones de facturas de un período de tiempo.

¡  Factura proforma.

Una factura proforma es una especie de borrador que suele utilizarse para detallar

las condiciones de una oferta comercial. Es frecuente en comercio internacional,

para informar al comprador de la mercancía a recibir.

¡  Facturas completas.

Que ha de cumplir con todos los requisitos estipulados por la ley.

¡  Factura simplificada.

Es la que antiguamente conocíamos como ticket.

Clases De Facturas:

¡   Factura a plaza.

       Se llama a la que se extiende cuando las ventas se realizan en la localidad donde radica el vendedor.

¡   Factura a extensión.

     Se llama de extensión a la que se extiende cuando la venta se realiza a compradores

    que radican en localidades diferentes a la del vendedor; ocasionando gastos de embalaje, transportes, seguros, etc.

¿Qué debe contener una factura?

Ø  Fecha y el número correlativo.

Ø Información básica del empresario o profesional que emite la factura y también de quien la recibe.

Ø  Nombre y apellidos, razón social, y domicilio.

Ø  Descripción de la operación y contraprestación total.

Partes de una factura:

Ø  Apellidos  y nombres o denominación o razón social del titular.

Ø  Nombre comercial (si lo tuviera.)

Ø  Dirección de la casa  matriz

Ø  Dirección del establecimiento donde está ubicado el punto de emisión.

Ø  Número de RUC

Ø  Denominación de comprobante de pago.

Ø  Numeración del comprobante: serie y numeración correlativa.

Ø  Apellidos y nombres o denominación o razón social del comprador o usuario.

Ø   RUC del comprador o usuario

Ø   Fecha de emisión.

Ø   Número de las guías de remisión o de otros documentos relacionados con la operación.

Ø   Bien vendido o cedido en uso, descripción o tipo de servicio prestado unidad de medida y número de serie y/o   motor.

Medios de transmisión de facturas.

Tradicionales.

Es la  factura que se entregan en papel o cualquier otro soporte.

Electrónicas.

     Es la  factura equivalente a la tradicional y tiene la misma validez. Se envía a través de    un  fichero firmado digitalmente.

 Saldo por cobrar

Cuentas por cobrar provenientes de venta de bienes o servicios a crédito.

Ø   Este grupo de cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la venta a crédito de bienes o servicios y que, generalmente, están respaldadas por la aceptación de un documento denominado “Factura” por parte del cliente.

Ø  Para dar una cuenta a crédito debemos tener autorización y reportar al turno entrante.

 Clientes que pagan con tarjeta de crédito

Ø  Se requiere la presencia del huésped en el momento del check-in para presentar su tarjeta de crédito.

Ø  La tarjeta de crédito se guarda en el sistema operativo.

Ø  El nombre en la tarjeta debe coincidir con el nombre en la tarjeta de registro.

Ø  Revisión de la fecha de caducidad de la tarjeta.

Ø  Comprobar que el cliente no esté en la lista negra de impago previo en el establecimiento.

Ø  Comprobar que el hotel acepta el tipo de tarjeta de crédito presentada por el cliente.

Clientes con bonos de  Agencias de Viaje y/o Tour operadores

Ø  El cliente debe presentar el Boucher de la agencia de viajes en el momento del check in.

Ø  Se trata de bonos de prepago que deben coincidir con el ejemplar original de la agencia de viajes que han enviado al hotel con antelación en el momento de la reserva.

Ø  El recepcionista entonces adhiere este comprobante a la tarjeta de registro del cliente y luego lo enviará al cajero que abrirá el folio y marcará la instrucción como se requiera en el folio, según el tipo de servicios garantizados por la agencia.

Clientes de tripulaciones y aerolíneas

Hay dos tipos de personas enviadas por las compañías aéreas:

Ø  Huéspedes  Stay over: Estos huéspedes cuentan con PSO (Passenger Service Order) o MAO (Meal and Accomodation Order) que detallan los servicios e instalaciones que serán proporcionados por el hotel a las personas y que la aerolínea pagará por los mismos. El folio en este caso será firmado por el cliente a la salida y la factura se envía a la compañía aérea para el pago

Ø  Tripulaciones: Estas personas tienen que firmar sus facturas de compra que se remiten a la compañía aérea para el pago. Las instalaciones y servicios que son proporcionados por el hotel y pagados por la compañía aérea se mencionan en el contrato que la compañía hace en el hotel.

Clientes con cargos facturados a empresa

Ø  Hay que revisar las instrucciones de facturación dadas en el momento de la reserva para comprobar qué cargos están cubiertos por los clientes y qué cargos son pagados por la compañía.

Ø  Si los gastos de habitación serán facturados a la empresa y otros gastos incidentales son pagadas por el cliente a sí mismo como el lavado de ropa, comida, etc.; confirmar con el cliente en el momento del check-in en sí cómo va a pagar sus gastos imprevistos y la misma instrucción debe ser marcado en el folio.

Ø  En estos casos se utiliza un folio dividido donde los cargos se distribuyen en dos, entre la empresa / organización y los individuos. Lo habitual es que sea un folio para el alojamiento y el otro para gastos imprevistos.

SESIÓN N°  17 Y 18

SOFTWARE UTILIZADOS EN EL ÁREA DE RESERVAS I

SOFTWARE EN EL ÁREA DE RESERVAS.

Se conoce como software al equipo o soporte lógico de un sistema informático, que comprende el conjunto de los componentes lógicos, necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware. Los componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones informáticas, Tales como el procesador de texto, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a la edición de textos; el llamado software de sistema, tal como el sistema operativo, que básicamente permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando también la interacción entre los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, y proporcionando una interfaz con el usuario.

Sistema de reservas online

Es una de las mejores formas de aumentar las ventas y ofrecer servicios en Internet, los clientes pueden acceder y realizar el check-in desde cualquier dispositivo.

 ¿Qué pasa en muchos hoteles?

Cada persona que quiere reservar habitación han de contactar por e-mail para conseguir su alojamiento, con lo que el proceso de compra es más lento: intercambio de e-mails, retrasos en los pagos, superposiciones entre clientes que quieren la misma habitación, etc.

SOFTWARE TPV PARA HOTELES

Un hotel posee unas necesidades específicas. Entre habitaciones individuales y dobles, piso, conexión a Internet, si la habitación tiene terraza o no, si el cliente ordenó desayuno y otras muchas especificaciones organizativas.

El software TPV es un dispositivo que permite gestionar y facilitar la tarea de los empleados (recepcionista, conserje, etc.) como el cobro por tarjeta de crédito o débito, la creación e impresión del ticket de venta, gestionar el inventario o generar informes que ayudan en la gestión del negocio y hacer más rápidas las operaciones de venta.

Gestión De Salones

A diferencia de las empresas que usan un software de hostelería, algunos hoteles se caracterizan por poseer varias salas para distintas finalidades: comidas, cafetería, celebración de eventos y conferencias, etc. software adecuado para la gestión de los pedidos y la facturación, pero que pueda integrarse en la contabilidad del hotel, si el establecimiento pertenece al mismo.

Programas de gestión
Las empresas hoteleras puedan servirse de un programa de gestión genérico, en ocasiones tienen necesidades muy específicas y quieren un programa informático que les permita gestionar el almacén, la contabilidad y la facturación. Sin ir más lejos, la gestión de los cobros a empresas y agencias con las que se trabaje.

     Lejos de lo que pueda pensarse, el desarrollo de software no sólo es adecuado para grandes hoteles, sino también para el pequeño hotel que quiere optimizar su negocio para que sus clientes queden satisfechos y poder hacer frente a la carga de trabajo mediante procesos automáticos.

MONOLITH

Es un conjunto de aplicaciones que permiten operar una empresa de una manera eficiente.  Desde el front office hasta el back office, pasando por módulos como puntos de venta de bar, restaurante, spa y tiendas de conveniencia. MONOLITH ofrece un conjunto de herramientas que permiten controlar y agilizar la operación diaria.  

MONOLITH es una aplicación totalmente integrada en sus funciones y dependencias.  Esto significa que cualquier módulo se encuentra siempre actualizado con respecto a los demás.  Dentro de las características operativas más relevantes a nivel macro se encuentra una corta curva de aprendizaje por usuario, alta configurabilidad de todos los módulos para adaptar su comportamiento operativo al cliente, aseguramiento de la congruencia y seguridad de la información.

HOTELOGIX

Este software integra las principales operaciones del hotel en una plataforma única. Ya sea la recepción, la contabilidad, sus restaurantes o los agentes de viajes con los que trabaja, su personal siempre estará al día con toda la información que necesita en tiempo real y al alcance de su mano.

ü  Control total de su negocio hotelero

ü  Soporte y formación constante

ü  Máxima seguridad

ü  Dispone de una prueba gratuita donde podrás observar si realmente es lo que estás buscando, o no.

EZEE FRONTDESK

Es uno  de los programas más populares. Se utiliza las mejores tecnologías en el diseño de diversos módulos integrados, cada uno de ellos dedicado a una función específica dentro de la gestión hotelera: Fácil Check in /Check out, Reservas en dos click, Ama de Llaves (Housekeeping), Auditoría Nocturna, Agentes de Viajes, y muchos más.

ASI FRONTDESK.

Es un producto de Anand  Systems Inc. una empresa con más de diez años de experiencia en el diseño de software hotelero. La versión completa de ASI Front Desk ofrece sistema de gestión de habitaciones, sistema de reservas, módulo de facturación y finanzas, entre otros. Este no es un programa basado en la web, debes instalarlo en el ordenador de tu hotel y está diseñado para correr sobre Windows. Disponible en español.

WEB WEBREZPRO EZPRO

Ofrece un servicio completo por un precio muy accesible. Tiene un sistema de reservas online integrado, de modo que no hay necesidad de separar habitaciones para las reservas en línea. Este sistema guarda los datos y respaldan automáticamente en un servidor con conexiones a internet redundantes, monitoreado las 24 horas del día y con generador propio de electricidad (para que no haya “caídas” imprevistas del sistema, ni siquiera por fallas de energía eléctrica).

RDP’S PROPERTY MANAGEMENT SYSTEM

El software hotelero PMS ofrece módulos de Front Desk (para el manejo de check in, check out, generar llaves, escanear tarjetas de crédito, etc.), Interfaces (con GDS, POS y mucho más), Reservas Directas, Reservas Online, entre otros. Se trata de un sistema muy completo, con soporte técnico las 24 horas del día, todos los días del año.

LOGISMIC HOTEL ONEPLACE

Logismic es una empresa de desarrollo de software, con amplia experiencia en el desarrollo de soluciones a la medida en tecnologías de escritorio, entornos Web y Desarrollo Móvil para las empresas del ramo turístico, agrícola y agroindustrial.

Software para Hoteles, B&B (Bed and Breakfast), Hostales, Moteles y Más Logismic Hotel One Place es un software customizable para hoteles pequeños y medianos, hoteles boutique y bed and breakfast.

SOFTWARE UTILIZADOS EN EL ÁREA DE RESERVAS II

HOVISYS SOFTWARE.

Es una empresa costarricense dedicada al desarrollo de software empresarial. Proporcionando soluciones de alta calidad a organizaciones en muchos sectores específicos. Esto ha permitido obtener una amplia experiencia en el desarrollo de soluciones especializados para diversas industrias como distribuidores, hoteles, restaurantes, industrias, venta al detalle, agencias de publicidad y mercadeo,  programas de lealtad y  Manufactura.

Sector específico.

Ø  Disponible en diversas versiones para distintos tipos de negocios.

Ø  La solución integrada, bimoneda y para múltiples divisiones del Software Financiero Contable de Hovisys se adapta a los requerimientos de múltiples tipos de empresas.

Ø  Software E.R.P. Administrativo Contable. (Enterprise Resource Planning), "Planeamiento de Recursos Empresariales“.

Ø  El software bimoneda integrado con manejo de multi compañías con divisiones y centros de costos es una manera fácil y robusta de mejorar los procesos y el control en Organizaciones de distintos sectores.

¿QUE ES OPERA SOFWARE?

Es una plataforma flexible, ampliable, segura y totalmente móvil para las actividades y la distribución hoteleras. Ofrece las completas capacidades de próxima generación que los hoteles necesitan para mejorar la experiencia de los huéspedes y la eficiencia operativa. OPERA Cloud Services proporciona capacidades esenciales de gestión hotelera que se amplían para satisfacer las necesidades operativas de los hoteles, desde pequeños hoteles boutiques independientes, hasta grandes cadenas hoteleras. Numerosas interconexiones certificadas con aplicaciones del sector externas ayudan a integrar OPERA Cloud Services con sus sistemas empresariales para obtener procesos tecnológicos conectados y sin contratiempos.

Prepare su negocio para el futuro

ü  Atienda a los clientes en cualquier lugar y momento con los servicios de gestión de establecimientos adaptados a móviles.

ü  Aumenta la eficiencia del servicio de limpieza y mejore el mantenimiento de las habitaciones con personal con dispositivos móviles.

ü  Aumenta Revpar y ADR con un mejor control de las tarifas y el inventario de habitaciones en los canales.

ü  Centralice y proteja los datos de los clientes.

ü  Simplifique la infraestructura de IT.

Opera Software Software

·         Centrado en el hotel

·         Gestión de reservas

·         Asignación de habitaciones

·         Facturación de los clientes

·         Inventario de habitaciones.

Los sistemas de reservas informatizadas son bancos de datos a los cuales pueden acceder a través de sus terminales las compañías aéreas y las agencias de viajes. Merced a ellos, los profesionales y los clientes pueden conocer los vuelos existentes en cualquier momento, sus horarios y tarifas y la disponibilidad de asientos.

SISTEMA AMADEUS

·         Es un GDS que trabaja con una red mundial y una base de datos entre las más grandes en Europa.

·         Es un modelo basado en transacciones, con base mayoritaria en Europa, que se ha ido transformado en una empresa de tecnología con presencia globalizada, desarrollando soluciones tecnológicas necesarias para su plataforma de distribución del viaje.

·         Amadeus se utiliza además para reservar cuartos de hotel, pasajes de tren, y otras travesias o excursiones, alquiler de vehículos, seguros de asistencia al viajero.

Características

·         Ver disponibilidad de habitaciones

·         Saber las tarifas

·         Emitir tickets

·         Facturación

·         Toda la información de AA.VV

·         Versión 3.0 disponible

·         Información de idiomas

¿Qué ofrece Amadeus?

·         Sistemas abiertos de nueva generación.

·         Soluciones innovadoras y creativas a los problemas del cliente

·         Bajo coste de desarrollo e implementación, eficacia permanente y rápida rentabilidad

·         Tecnología adaptada para el futuro que proporciona una ventaja competitiva.

·         Permite conocer información del hotel

·         Se especializa en soluciones informáticas

Beneficios que ofrece Amadeus

·         Herramienta 100% gráfica.

·         Servicio integrado con sistema central para envío de e-mail. Accesible vía Internet.

·         Menor costo de entrenamiento debido a lo fácil de su uso e interfaz intuitiva.

·         Mayor productividad dado que la interfaz gráfica disminuirá el tiempo empleado y los errores al ingresar la información esencial.

·         Reducción en la necesidad de soporte técnico local. División de la pantalla en dos.

·         Teclas programadas por el usuario. Speed Mode.

·         Permite la integración a la última versión de Amadeus +Script.

¿QUE ES SABRE?

(Semi Automated Business-Related Enterprise), Es un software que opera la mayor red electrónica mundial para agentes de viaje y proveedores de servicios a viajeros. Es uno de los principales globalizadores o sistema de distribución global (GDS) del mercado. Tiene su origen en 1953.

·         Software para realizar reservas.

·         Agilizar reservas.

·         El sistema se expandió con el paso de tiempo.

En la actualidad Sabre:

·         Sirve a las agencias de viajes, a los hoteles, a las aerolíneas y al tiempo, posee su propia agencia de viajes.

En la organización de la compañía pueden distinguirse cuatro grandes ramas:

·         Sabre Travel Network: Soluciones de turismo para las agencias de viaje.

·         Sabre Airlines Solutions: Soluciones para las aerolíneas.

·         Sabre Hospitality Solutions: Soluciones para los hoteles.

·  Travelocity: La agencia de viajes de Sabre fundada en 1996, así como Lastminute.com, una agencia de viajes online.

¿Cómo funciona sabre?

•      Opera proporcionando soluciones a todas las ramas de ámbito de los viajes; al tiempo que se le  da a facilitar la comunicación  entre ellos.

•  SHS  (Sabre Hospitality Solutions) y SAS (Sabre Airline Solutions ), principalmente a través de SabreSonic, proveen respectivamente soluciones para el sector hotelero y el sector de las líneas aéreas.

•      El sistema permite que los proveedores de servicios turísticos ofrecen sus productos e información detallada. Puede disponer en tiempo real de información , las ofertas y los precios ofertados.

Beneficios que ofrece sabre:

·         Provee información de servicios y soporte inmediato

·         Reduce costos de entrenamiento y tiempo fuera de la oficina.

·         Brinda acceso a diversas funciones de ayuda.

·         Amplía su alcance con las herramientas.

·         Soportes a dueños o gerentes de la agencia.

·         Soportes: Por Pcc, por Firma de Agente y por Aerolínea.

Requerimientos Técnicos

La aplicación necesita, para un desempeño correcto, una terminal que cumpla mínimamente con las siguientes características:

•      Procesador Pentium MMX 266 Mhz ( recomendable Pentium II en adelante)

•      Conectividad al sistema Sabre Holdings

•      Memoria RAM de 64 MB (recomendable 128 Mb en adelante)